自分なりの仕事5か条を考えたので残しておく
先日課長として新しい会社の課長になりました。
今日は自分のチームに展開しようとしている
自分の仕事のポリシーについて話したいと思います。
「そうか君は課長なったのか」という本で
著者の佐々木さんは
着任してから少なくとも1ヶ月以内に自分の考え方やポリシーをまとめたもの紙にして、チームのメンバーに周知し、それを何度も何度も繰り返し伝えていくべき
とおっしゃっていました。
これをまさに実行したいと思っています。
なぜそんなことをするのか？
わたしの考えとしては、
自分のチームである以上そのチームの成果に責任を取らねばなりません。
そうなると結果を出さねばならない。
そのため
自分のチームをどういう風に持っていきたいか、
そのためにはどういう行動に心がけるべきかということ
を全メンバーが共有してそれを遂行していく必要があると思っています。
そうしないとチーム全体の力が最大化されません。
正直、成果を出すだけであればできそうなメンバーだけをピックアップして、
そのメンバーに集中的に仕事を振り、
そうでは無いメンバーには雑務をやらせれば一瞬の成果だけは出るかもしれません。
ただしそれは継続性がないですし、日本企業では人が変わるのが常です。
またそういった優秀なメンバーが必ずいるとも限りません。
そのため今あるチームの力を組織力として、
最大化するやり方が必要になってくると思っています。
その手段としてこういった自分のポリシーやルールを明確化して
その価値観に基づいて皆が仕事を行う
ということが、
効率的かつ成果を出せるやり方だと思っています。
これを作るのは生まれて初めて
これまでこうした自分の仕事の仕方やポリシーといったものはもちろんフワッとありましたが
あまり文書化するいうことをやってきませんでした。
今回初めての試みです。
５つほどになりましたので、簡単にまとめていきたいと思います。
①大前提としてプライベートが最重要である
私は仕事というのは人生の1部分でしかないと思っています。
まして日本企業のサラリーマンにとって自分の仕事が人生の全てであるはずがありません。
そのため仕事はあくまで仕事。
お金を稼ぐためのただの手段です。
ですので「仕事」と「仕事以外でやりたいことや家族のこと」どちらかを選ばなければならないいういうシチュエーションになった場合
仕事を選ぶと言う解はありません。
何のために生きているかという話です。
ここはまず明確にしておきたいと思っています。
ただこれを敢えて言う
側面も２つほどあります。
まず私がプライベートを重視したい
私も課長というある程度役職のある立場にいますが、
別に会社に自分の人生を捧げるつもりはありませんし、
自分がやりたい事は仕事を差し置いてでもやりたいと言う思いがあります。
やりたいことあれば早く帰りたいし、
会社の利益のために自分の利益を
削るようなつもりは毛頭ありません。
そのためそういったポリシーをあらかじめ浸透させておかないと、
自分があとから仕事がやりづらいな、という考えがあります笑
早く帰りたいですしね。
仕事だけの上司に部下がついていくか？
普段職場で会って顔を合わせるたびに、
仕事の話しかしない。
それ以外にチームのメンバーには全く興味がないという上司に、
部下がついてくるでしょうか？
わたしはそうは思いません。
完全に割り切っているような部下であればいけるかもしれませんが
基本的にそういった人は少ないです。
そのため、仕事以外にもみんなのプラベートや人生を重視しているんだよ、
ということをしっかり部下に伝えると言うことが、
チームを1つにしたり、
もしくは信頼関係を構築するためのベースになります。
と言うことで
まず1番目にプライベートが最重要である、
仕事は一部分である
ということを伝えたいと思っています。
②仕事はまずスケジュールを切る。次に共通マイルストーンをおく。最後に実務に取り掛かるの3ステップ
次から具体的な話。
これは仕事をしていく上で非常に当たり前のことです。
ただし正直、日本企業でこれがしっかりできている人は2割もいないでしょう。
詳細については特にここで語ることをしませんか
この仕事の仕方について
何度も何度も伝えていくことが仕事の質を上げる、
仕事のスピードを上げることに繋がります。
また管理する側も楽になるという
メリットがあると思っています。
③仕事をするためのツールを最適化する
今の職場に来て少し驚いたことがあるのですが、全くチャットツールを使っていないと言うこと。
そのため社内でも
メールがやり取りされ.
またセキュリティーの関係で
添付ファイルが簡易に貼り付けられなかったりしています。
これはは単純に時間がかかるだけでなく、
仕事自体へのストレスを与えるものになります。
例えばスラックでもLINEでもいいんです。
こういったチャットツールを使ったコミニケーションスタイルを構築していかないと
効率的な仕事の仕方はできません。
これは地味なようで非常に効いてくる手法。
そのため、
具体的に今の組織でどのようなやり方が適しているのかということを探っていきたいと思っています。
以外に浸透させるのが難しいチャットツール
部下は基本上司と瞬時に繋がる
チャットツールは嫌がる傾向があります。
それは、質問がおりてきて既読になったら
すぐ返さないといけないというプレッシャーがありますし、
それが続いたらどうしよう？
という不安があるからですね。
なので、まずは「勤怠管理と決裁承認に絞る」という手法で行こうかと思ってます。
残業したいです！ってときや、
決裁のオッケーボタンを押して欲しいです！
ってときは、
逆に部下が上司にリアルタイムに連絡を取りたいもの。
先にそのメリットを与えることが大切だと思っています。
（今日もその目的でひとりの部下とチャットやりとり実績をひとつゲット）
では次です。
④「資料作成」「打ち合わせ」減らす
資料作成は共通化で減らす
1週間ちょっとことを今の組織だけに参加してみて、
上に報告するための資料作成に時間をかけているということがよーくわかりました。
この資料作成に時間がかかるというのは根深い原因があって、
- いわゆる説明者の口の力でも説明力が足りないので
- 資料に全て落とし込んでしまうとするため
- 資料作成に時間がかかる
だと思っています。
つまり、資料を簡素化していくということは、同時に
- しっかり口頭で伝える力をつける
- 本当に書かなけれけないことを抽出してその代にそれだけ落とし込む
- いう２つのスキルをチームとして身につける必要がある
ということなんです。
なので、単純に資料を簡素化しましょう、ってのは一筋縄ではいきません。
ただし各種資料を共通化して
全量を減らすことは可能です。
打ち合わせはツールを駆使して減らす
打ち合わせの減らし方は、
先ほど行ったチャットや
共有フォルダーやタスク管理ツールで極力減らします。
やる場合は重要な事柄だけ、意識合わせをしなきゃいけないところだけ打ち合わせを行う。
そして時間は30分以内。
※ここは重要です
こうすることで、
スキルが未成熟でも時間切れになることで
強制的に重要なことに特化していくはずです。
こういった具体的なルールを設けていきたいと行くに思っています。
⑤残業は全然やっていい。ただしスケジュールが策定されていることがいることが条件。
正直残業なかなかさせてくれない上司というのは、ウザいです。
ですので、
残業に対して私から歯止めをかけると言う事は絶対にしないようにしたいと思っています。
ただし条件は付けます。
- 全体のスケジュールはどこにあって今どこにあり、
- 今それをしなければならないのか。
ということをしっかり理解していないままに
だらだら残業するのはNG。
それは、会社として
単なるキャッシュアウトでしかありません。
ですので最初に書いた、
しっかりスケジュールを切ると言う所さえできていればいくらでも残業させてあげたいと言うふうに思っています。
まとめ
以上これが今のところ私の考えている自分のチームへ展開する予定の5か条です。
- プライベート重視
- 仕事はスケジュール組む→マイルストーン置く→作業するの順
- 作業環境を整える
- 資料と打ち合わせを減らす
- 残業はスケジュールさえ決まっていればいくらでもしていい
少々当たり前の事を書きました。
書いてみて
つまらんなぁと思うところもあるので
少しユーモアを交えながら自分なりのルール方法を作っていきたいと思っています。
それでは
